EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN COBIT
4.0 DOMAIN DS (DELIVERY AND SUPPORT) DAN ME (MONITORING AND EVALUATION)
STUDI KASUS : Pesantren Al Hidayah Boarding School
Rani Irma Handayani
Program Studi Manajemen Informatika
AMIK BSI ”Jakarta”
Jl. Kramat Raya No. 18 Jakarta Pusat
http://www.bsi.ac.id
Modeling management of Information Technology (IT) is specific in
accordance with the company's strategy and goals. In this study presented a
draft model of IT management for Al Hidayah Islamic Boarding School by using
the COBIT framework (Control Objectives for Information and Related Technology)
version 4.0 in the domain Delivery Support (DS) Monitoring and Evaluation (ME).
The design of the model is adapted to the characteristics of the business
strategy and objectives of Al Hidayah Islamic Boarding School and is expected
to be a reference in the management of IT at Al Hidayah Islamic Boarding School
and other schools.
Methodology through an interim analysis of the identification of the vision, mission and goals of the school organization. Next step is the identification of management awareness of the functions of its IT assets in support of the achievement of the vision and mission of the company through a questionnaire. From both these data it can be determined the target maturity (expected maturity level) corresponding to Al Hidayah Islamic Boarding School. Then proceed with assessing the current maturity level through questionnaires and interviews to the respondents related to the management of IT.
Follow-up to be being done is by doing recommendation at 16 control objectives at domain DS (Delivery Support) that is DS1, DS2, DS3 up to DS13 and 4 control objectives at domain ME (Monitoring Evaluation) that is ME1, ME2, ME3 & ME4
Keywoard: Management of IT, COBIT, Maturity Level, Management
awareness
Methodology through an interim analysis of the identification of the vision, mission and goals of the school organization. Next step is the identification of management awareness of the functions of its IT assets in support of the achievement of the vision and mission of the company through a questionnaire. From both these data it can be determined the target maturity (expected maturity level) corresponding to Al Hidayah Islamic Boarding School. Then proceed with assessing the current maturity level through questionnaires and interviews to the respondents related to the management of IT.
Follow-up to be being done is by doing recommendation at 16 control objectives at domain DS (Delivery Support) that is DS1, DS2, DS3 up to DS13 and 4 control objectives at domain ME (Monitoring Evaluation) that is ME1, ME2, ME3 & ME4
Keywoard: Management of IT, COBIT, Maturity Level, Management
awareness
I.
PENDAHULUAN
Teknologi informasi (TI) saat ini menjadi teknologi
yang banyak diadopsi oleh hampir seluruh organisasi dan dipercaya dapat
membantu meningkatkan efisiensi proses yang berlangsung, tak terkecuali di institusi
pendidikan. Untuk mencapai hal tersebut diperlukan suatu pengelolaan TI yang
ada secara terstruktur.
Kesuksesan enterprise governance didapatkan
melalui peningkatan dalam efektivitas dan efisiensi dalam proses organisasi
yang berhubungan. IT Governance yang menyediakan struktur yang
menghubungkan proses TI, sumber daya TI dan informasi bagi strategi dan tujuan
organisasi. IT Governance memungkinkan organisasi untuk memperoleh
keuntungan penuh dari suatu informasinya, dengan memaksimalkan keuntungan dari
peluang dan keuntungan kompetitif yang dimiliki. Oleh karenanya IT
Governance juga harus dilakukan pada lingkungan sekolah.
Pemanfaatan
Teknologi Informasi (TI) bagi Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) dapat
dilakukan dengan berbagai pendekatan. Setidaknya ada 3, yaitu : Pertama, edukasi
teknologi informasi bagi guru serta siswa. Edukasi tersebut harus dilakukan
secara merata, baik bagi tenaga pendidik atau guru, serta siswa.
Kedua, penyediaan infrastruktur atau sarana teknologi informasi. Akan sangat baik
jika Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) memiliki sarana yang memadai untuk
mendukung pemanfaatan teknologi informasi tersebut. Karena sarana yang
dibutuhkan sebenarnya tidak terlalu sulit untuk diperoleh, sudah umum digunakan
dan harga yang relatif terjangkau. Komputer semakin murah dan mudah didapatkan,
akses internet juga semakin murah dan banyak pilihan sesuai dengan kebutuhan
dan kemampuan. Internet sebagai “perpustakaan raksasa” juga akan sangat membantu dalam
proses belajar mengajar. Sehingga siswa dan guru yang ingin meningkatkan
pengetahuannya dengan membaca buku, dapat juga mencari informasi dan
pengetahuan dari internet.
Ketiga, penyediaan website sekolah yang berfungsi sebagai pengumuman dan informasi
sekolah sehingga penyebaran informasi dapat dilakukan dengan lebih baik dan
lebih cepat, penyediaan forum online
sehingga dapat menjadi media komunikasi yang konstruktif untuk guru dan siswa,
pembuatan Sistem Informasi Akademik (SIA) untuxk siswa dan guru.
Penelitian yang
dilakukan adalah penelitian pada Sekolah pesantren Al
Hidayah Boarding School.
Salah satu standar
untuk mendukung tata kelola TI adalah Control Objective for Information and
Related Technology (CobiT). COBIT memberikan
pedoman secara meluas untuk tujuan mendapatkan manajemen yang baik dan kontrol
dari TI pada suatu enterprise, sehingga
dapat menggambarkan sejauh mana suatu pelaksanaan TI dapat
mengimbangi tujuan organisasi dalam hal ini sekolah. CobiT sendiri
mengakomodasi pengambaran tersebut dengan menyediakan process model
dalam 4 domain yaitu Plan and
Organize (PO), Acquire and Implement (AI), Delivery and
Support (DS) dan Monitoring and Evaluation (ME). Keempat
domain tersebut memiliki proses-proses yang kesemuanya berjumlah 34, yang
berfungsi untuk melakukan monitoring setiap segmen elemen-elemen TI. Setiap proses TI (IT
process) mempunyai sebuah high level
control objective dan sejumlah detailed
control objective. Pada setiap proses IT, disertakan model maturity-nya, sehingga manajemen dapat
mengetahui kondisi performa organisasi sekarang dan menentukan target
peningkatan.
Agar
implementasi tata kelola TI berlangsung efektif, organisasi perlu menilai
sejauh mana tata kelola TI yang sekarang berlangsung dan mengidentifikasi
peningkatan yang dapat dilakukan. Hal tersebut berlaku pada semua proses yang
perlu dikelola yang terkandung dalam TI dan proses tata kelola TI itu sendiri.
Penggunaan model maturity (kematangan)
dalam hal ini akan memudahkan penilaian dengan cara pendekatan yang pragmatis
terstruktur terhadap skala yang mudah dimengerti dan konsisten. Pada penelitian
ini penulis melakukan penilaian tata kelola IT pada Sekolah pesantren Al Hidayah Boarding School
menggunakan COBIT sebagai frameworknya
dengan membatasi hanya pada domain Delivery
and Support (DS), dan Monitoring and Evaluation (ME).
1.1.
Tujuan Penelitian
Tujuan dalam penelitian
ini adalah:
a. Melakukan
pengkajian dan evaluasi terhadap penerapan tata kelola TI pada pesantren
Al Hidayah Boarding School dengan
menggunakan framework COBIT.
b. Membuat sebuah rekomendasi pengelolaan
TI yang sesuai dengan strategi bisnis dan tujuan Al Hidayah Islamic Boarding
School berdasarkan KGI dan KPI. Nantinya diharapkan rekomendasi pengelolaan TI
ini dapat dijadikan sebagai pertimbangan pihak manajemen TI bagaimana sebaiknya
pengelolaan TI untuk mendukung kinerja layanan akademik sekolah.
1.2.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah :
1. Penelitian yang dilakukan adalah penelitian mengenai
penerapan TI pada pesantren Al Hidayah Boarding School.
2. Penyediaan infrastruktur atau sarana teknologi informasi.
Seperti web
site sekolah, lab computer untuk siswa, Ruang guru disediakan komputer dan terhubung dengan internet untuk
menunjang proses belajar mengajar, Ruang Tata Usaha (TU) menggunakan komputer
untuk pengolahana data pembayaran SPP.
3. Rekomendasi
pengelolaan TI dalam penelitian ini hanya dibatasi pada domain Delivery and Support (DS) serta Monitoring and Evaluation (ME).
1.3.
Hipotesis Penelitian
Berdasarkan
identifikasi masalah, kerangka pemikiran diketahui bahwa pengelolaan TI yang
baik dilakukan dengan menilai kesesuaian antara penerapan TI dan proses bisnis
organisasi.
Dengan demikian
dapat dikemukakan hipotesis mengenai hal tersebut yaitu:
H0 : Dari identifikasi masalah tingkat kematangan
pelaksanaan tata kelola TI pada pesantren Al Hidayah
Boarding School berada pada level 1
(Initial).
H1 : Dari identifikasi masalah tingkat kematangan
pelaksanaan tata kelola TI pada pesantren Al Hidayah
Boarding School berada pada level
lebih kecil dari 1 (Initial).
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Framework Cobit
COBIT adalah salah satu metodologi yang memberikan
kerangka dasar dalam menciptakan sebuah teknologi informasi yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi dengan tetap memperhatikan faktor-faktor lain yang
berpengaruh.
Konsep dasar kerangka kerja COBIT adalah bahwa penentuan
kendali dalam TI berdasarkan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung tujuan
bisnis dan informasi yang dihasilkan dari gabungan penerapan proses TI dan
sumber daya terkait.
Secara keseluruhan kerangka kerja COBIT dapat dibedakan
ke dalam 3 sudut pandang, yaitu :
1.
Kriteria
informasi
2.
Sumber
daya TI
3.
Proses
TI
Ketiga sudut pandang tersebut dapat dilihat dalam bentuk
kubus pada gambar II.7 berikut:
Gambar 1. Kubus COBIT [ITGI, 2005]
COBIT mengintegrasikan praktek-praktek yang baik terhadap
TI dan menyediakan framework untuk
tata kelola TI, yang dapat membantu pemahaman dan pengelolaan resiko serta
memperoleh keuntungan yang berkaitan dengan TI.
Keseluruhan framework COBIT dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 2. Kerangka Kerja COBIT [ITGI, 2005]
Maturity
Models
Model Kematangan (Maturity Model)
untuk pengelolaan dan kontrol pada proses TI didasarkan pada metoda evaluasi
organisasi, sehingga dapat mengevaluasi sendiri dari level non-existent (0) hingga optimised
(5).
2.2. Metode Penelitian
Metode
penarikan sampel dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan teknik purposive sampling. Artinya bahwa
penentuan sampel mempertimbangkan kriteria-kriteria tertentu yang telah dibuat
terhadap obyek yang sesuai dengan tujuan dari penelitian dalam hal ini
penelitian dilakukan pada penerapan infrastruktur IT pada sekolah penulis teliti.
Adapun pertimbangan-pertimbangan itu adalah :
1.
Sampel
yang dipilih merupakan sampel yang memahami penerapan infrastruktur IT pada Sekolah
pesantren
Al Hidayah Boarding School
2.
Sampel
yang dipilih merupakan kepala sekolah, guru dan pengguna dari infrastruktur IT
yang ada disekolah.
Pertanyaan dalam kuesioner ini menggunakan skala ya dan
tidak [Guttman], dari hasil kuesioner tersebut kemudian akan dilakukan konversi
nilai terhadap setiap jawaban dari responden. Konversi dilakukan dengan
menggunakan nilai 0 untuk jawaban tidak (T) dan nilai 1 untuk jawaban Ya (Y).
dari hasil konversi kemudian dilakukan normalisasi dengan membagi total nilai
konversi dengan jumlah pertanyaan yang ada pada setiap level, kemudian setelah
dilakukan normalisasi dilakukan penghitungan rata-rata dengan membagi total
nilai jawaban dengan jumlah responden, dari hasil tersebut penulis bisa
mengetahui berapa tingkat kematangan untuk DS (Delivery Support) dan ME (Monitoring Evaluation)
dengan masing-masing control objectivenya.
3.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa dilakukan untuk mengetahui tingkat kematangan
tata kelola TI di pesantren Al Hidayah Boarding School terhadap control
objective. Control objective yang akan dilakukan penilaian adalah focus
pada DS
(Delivery Support) dan ME (Monitoring
Evaluation). Berikut hasil kuesioner untuk DS (Delivery
Support) dan ME (Monitoring
Evaluation) yang dapat diperlihatkan dalam tabel sebagai berikut:
Tabel 1. Rekapitulasi hasil kuesioner cobit maturity model
Domain
|
Proses
|
Jumlah Pertanyaan
|
Index
|
32
|
1,517
|
||
DS2
|
Manage Third Party Services
|
31
|
1,215
|
DS3
|
Manage performance and Capacity
|
33
|
1,731
|
DS4
|
Ensure continous service
|
40
|
1,028
|
DS5
|
Ensure systems security
|
49
|
1,876
|
DS6
|
Identify and allocate cost
|
32
|
1,734
|
DS7
|
Educate and train user
|
34
|
1,850
|
DS8
|
Assist and advice customer
|
32
|
1,836
|
DS9
|
Manage the configuration
|
25
|
1,741
|
DS10
|
Manage problems and incidents
|
29
|
1,518
|
DS11
|
Manage data
|
35
|
1,127
|
DS12
|
Manage facilities
|
35
|
2,690
|
DS13
|
Manage operations
|
37
|
1,492
|
ME1
|
Monitor and evaluate IT performance
|
33
|
1,270
|
ME2
|
Monitor and evaluate internal control
|
32
|
1,736
|
ME3
|
Monitor and evaluate ensure
regulatory compliance
|
26
|
1,742
|
ME4
|
Monitor and evaluate provide IT
Governance
|
44
|
1,743
|
Total
|
579
|
Penilaian
tingkat kematangan setiap proses TI mengacu pada model maturity COBIT versi 4 management
guidelines yang secara rinci bisa dilihat pada lampiran 4. Dengan
kriteria index penilaian sebagai berikut :
Tabel 2. Management Guidelines COBIT
0 – 0.50 0 – 0.50
|
Non-Exixtent
|
0.51 – 1.50
|
Initial/Ad Hoc
|
1.51 – 2.50
|
Repeatable But Invinitive
|
2.51 – 3.50
|
Defined Process
|
3.51 – 4.50
|
Managed and Measurable
|
4.51 – 5.00
|
Optimesed
|
Dari pengukuran tingkat kematangan tata
kelola TI ini selain akan diketahui penilaian tentang kondisi saat ini juga
dapat diketahui kondisi tata kelola TI yang diharapkan.
Tabel 3. Analisis GAP
Tingkat Kematangan Control Objectives
Domain
|
Proses
|
Current
Maturity
|
Expected
Maturity
|
DS1
|
Define and manage service levels
|
1.517
|
3
|
DS2
|
Manage Third Party Services
|
1.215
|
3
|
DS3
|
Manage performance and Capacity
|
1.731
|
3
|
DS4
|
Ensure continous service
|
1.028
|
3
|
DS5
|
Ensure systems security
|
1.876
|
3
|
DS6
|
Identify and allocate cost
|
1.734
|
3
|
DS7
|
Educate and train user
|
1.850
|
3
|
DS8
|
Assist and advice customer
|
1.836
|
3
|
DS9
|
Manage the configuration
|
1.741
|
3
|
DS10
|
Manage problems and incidents
|
1.518
|
3
|
DS11
|
Manage data
|
1.127
|
3
|
DS12
|
Manage facilities
|
2.690
|
3
|
DS13
|
Manage operations
|
1.492
|
3
|
ME1
|
Monitor and evaluate IT
performance
|
1.270
|
3
|
ME2
|
Monitor and evaluate IT
performance
|
1.736
|
3
|
ME3
|
Monitor and evaluate internal
control
|
1.742
|
3
|
ME4
|
Monitor and evaluate ensure
regulatory compliance
|
1.743
|
3
|
Gap antara current maturity dan expected maturity tersebut secara
diagram dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 4. Grafik Current dan Expected Maturity Level Domain DS
Gambar 5. Grafik Current dan Expected Maturity Level Domain ME
Dari hasil kuesioner tingkat kematangan (maturity level) control objective COBIT domain DS (Delivery Support) dan ME (Monitoring Evaluation).
yang diperlihatkan dalam grafik diatas, maka dapat dideskripsikan suatu kondisi
diantara kondisi domain pada keempat domain tersebut masih bervariasi dan masih
berada pada level 1 dan 2. Hal ini berarti pesantren Al Hidayah
Boarding School masih terdapat kejadian yang diketahui dan dipandang sebagai persoalan yang perlu ditangani
oleh pihak sekolah, belum ada proses standar, pendekatan yang dilakukan masih
bersifat ad-hoc, cenderung diselesaikan oleh perorangan yang dilakukan
tidak terorganisir.
Kondisi ideal yang diharapkan
adalah pada tingkat kematangan 3 (Define Process), yaitu pihak sekolah telah
memiliki prosedur baku formal dan tertulis yang telah disosialisasikan ke
segenap jajaran manajemen dan karyawan untuk dipatuhi dan dikerjakan dalam
aktivitas sehari-hari.
4. KESIMPULAN
Dari kajian literatur yang telah dijelaskan diketahui
bahwa pentingnya penelitian ini adalah kita bisa melihat tingkat kematangan
penerapan Teknologi Informasi (TI) pada pesantren Al-Hidayah
Boarding School dengan melakukan
penilaian current maturity melalui
kuisioner dan wawancara kepada responden yang terkait dengan pengelolaan IT,
sehingga kita bisa mendapatkan manfaat dari penelitian ini dengan cara
menganalisa dan mengetahui adanya GAP yang ada, dan selanjutnya ditentukan
langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengatasi gap tersebut.
Dari hasil pengolahan data yang dilakukan, dapat
disimpulkan bahwa :
a. Pelaksanaan
tata kelola TI dilingkungan pesantren Al-Hidayah Boarding
School, masih belum sesuai harapan,
ini terlihat dari hasil proses pengolahan datanya dengan kondisi Enterprise Current Status (1 Initial/Ad
Hoc), tetapi belum mencapai Enterprise
Target (3 define process).
b. Tingkat
kematangan (Maturity Level) dari tata
kelola yang dilakukan di pesantren Al-Hidayah Boarding School masih terdapat gap
antara current maturity level pada level 1 dengan expected maturity level pada level
3 sehingga perlu dilakukan langkah-langkah atau upaya untuk menutup gap tersebut.
c. Tindak
lanjut yang harus dilakukan adalah dengan melakukan rekomendasi pada 5 control objectives pada domain yang berupa yang berupa 5 gap dalam
domain DS (Delivery Support) yaitu DS1, DS2, DS3, DS4, DS5, DS7, DS8, DS9, DS10,
DS11, DS12, DS13 dan ME (Monitoring Evaluation) yaitu
ME1,
ME2, E3 & ME4.
DAFTAR
PUSTAKA
Gulo,W.
2002. Metodologi Penelitian. Jakarta: Grasindo
Guttman,
L. The basis for scalogram analysis.
In Stouffer et al. Measurement and Prediction. Diambil dari http://www.socialresearchmethods.net/kb/scalgutt.php
(Diakses
3 Februari 2010)
Indrajit,
Eko.,2006, “Mengukur tingkat kematangan pemanfaatan TI untuk institusi
pendidikan, suatu pendekatan kesiapan stakeholder. Prosiding konferensi nasional TI & komunikasi untuk
Indonesia, Bandung
Supranto,J. 1995. Statistik.
Jakarta: Erlangga
IT
Governance Institute, 2005, COBIT 4.0 :
Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models, IT Governance Institute
Pederiva. The COBIT Maturity Model in a Vendor
Evaluation Case, Information System
Control Journal Volume 3, 2003, Information System Audit and Control
Association
BIODATA DIRI
Rani
Irma Handayani, M.Kom
Penulis adalah Staff Pengajar di AMIK
BSI Jakarta. Penulis menyelesaikan Study Strata 1 (S1) di Kampus STMIK Nusa
Mandiri dengan Jurusan Sistem Informasi
dengan gelar S.Kom dan menyelesaikan program Srata 2 (S2) di Kampus yang
sama dengan jurusan ilmu Komputer dengan gelar M.Kom. Selain mengajar, Penulis juga aktif dalam
membimbing mahasiswa yang sedang melakukan penelitian di tingkat D3 dan strata
1. Penulis tertarik dalam bidang kelimuan IT Governance, Ms. Visual
Foxpro, ResearchMetode
